TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMÁTICO DE OBRAS, FONOGRAMAS Y CONTRATOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR.

Los siguientes son los términos y obligaciones, que acorde con lo expresado con la Resolución 198 de junio 14 de 2024, se aplicarán al uso del Sistema de Información Automático del Registro de Obras, Fonogramas y Contratos de la Dirección Nacional de Derecho de Autor.

La solicitud efectuada, a través del Sistema de Información Automático del Registro de Obras, Fonogramas y Contratos de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, está condicionada a la aceptación, por parte de los usuarios que deseen inscribirse, de los términos y condiciones de uso que se enumeran en el presente documento. Si se presenta desacuerdo con alguno de sus detalles, entonces no deberán ser aceptados.

PRIMERO – PARTES: se establecen los términos y condiciones de uso sobre los cuales se regirá el Sistema de Información Automático de Registro de Obras, Fonogramas y Contratos, también llamado Sistema de Registro en Línea. Para los efectos de este documento, se define:

EL SISTEMA: es la plataforma de Registro Virtual de Obras, actos y contratos que se ubica en www.registroenlinea.gov.co

EL ADMINISTRADOR: es la Dirección Nacional de Derecho de Autor que se encarga de administrar EL SISTEMA y califica y decide sobre la inscripción, devolución y negación de las solicitudes de registro presentadas por EL USUARIO.

EL USUARIO: Es la persona natural que se inscribe en el SISTEMA a través de la creación de su cuenta y presenta solicitudes de inscripción en EL REGISTRO.

EL REGISTRO: es el Registro Nacional del Derecho de Autor en el que se inscriben las obras, fonogramas, actos y contratos que cumplen con los requisitos dispuestos por la ley.

SEGUNDO – USUARIOS DEL SISTEMA: EL SISTEMA se encuentra habilitado únicamente para nacionales colombianos, como filtro para evitar rebosar la capacidad operativa del sistema e impedir un desbordamiento de la capacidad de respuesta de la Oficina de Registro.

Los ciudadanos extranjeros podrán presentar sus solicitudes de inscripción de manera presencial en la sede de EL ADMINISTRADOR en Bogotá D.C., u otorgando poder a un ciudadano colombiano para que presente la solicitud en su nombre a través de EL SISTEMA. Esta disposición no afecta la aplicación del principio de trato nacional contenido en los Tratados y Convenios Internacionales de los que hace parte la República de Colombia.

TERCERO – TRÁMITE DE CREACIÓN DE CUENTA, PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES Y CALIFICACIÓN: El trámite de las solicitudes de registro realizadas a través de EL SISTEMA, constará de las siguientes etapas:

a) Creación de cuenta de EL USUARIO en la base de datos que soporta EL SISTEMA.
b) Diligenciamiento del formulario electrónico de EL SISTEMA, cargar y/o adjuntar copia de la obra, fonograma, acto, contrato o providencia que se desea inscribir, así como de los demás documentos que soportan la solicitud.
c) Aceptar datos, para dar por presentada la solicitud, con lo cual EL SISTEMA le asignará un número de radicado al trámite.
d) Revisión técnica y jurídica de la solicitud de registro.
e) Inscripción de las solicitudes que cumplan con los requisitos del trámite, dispuestos en la Decisión Andina 351 de 1993 y el Decreto 1066 de 2015. En caso contrario, se procederá con la devolución o negación de esta.
f) Notificación del acto de inscripción, devolución o negación, según sea el caso.

CUARTO – CREACIÓN DE CUENTA: EL USUARIO que presente una solicitud de inscripción a través de EL SISTEMA por primera vez, deberá crear una cuenta en EL SISTEMA, diligenciando los datos solicitados en este. Solo se admite la inscripción de personas naturales como usuarios del sistema de Registro en Línea.

Una vez inscritos los datos, EL USUARIO, con su nombre de usuario, correspondiente al correo electrónico registrado y su contraseña, podrá acceder a los formularios electrónicos de solicitud de inscripción de EL SISTEMA.

En caso de que EL USUARIO olvide su nombre de usuario o clave de acceso, podrá recuperarla a través de EL SISTEMA por la opción de “Recuperar Credenciales”.

El nombre de usuario y la clave de acceso son personales e intransferibles; EL USUARIO será responsable exclusivo por el mal uso de estas. En ningún caso EL ADMINISTRADOR se hará responsable por el manejo o uso inadecuado que un interesado haga de su nombre de usuario y/o contraseña.

Salvo el número de documento de identidad, los datos de EL USUARIO inscritos en EL SISTEMA, así como su nombre de usuario y clave de acceso, podrán ser actualizados por el usuario presentando una petición escrita remitida al correo electrónico info@derechodeautor.gov.co. La veracidad de la información que EL USUARIO inscriba es responsabilidad exclusiva de este.

PARÁGRAFO: Los datos ingresados en el SISTEMA y en EL REGISTRO, serán tratados conforme a lo establecido en la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en lo que corresponda el Decreto 1081 de 2015.

QUINTO – PRESENTACIÓN DE LAS SOLICITUDES: Una vez el USUARIO haya creado su cuenta en EL SISTEMA, podrá ingresar a este utilizando su nombre de usuario y clave de acceso, y estará facultado para solicitar la inscripción de obras, fonogramas, actos, contratos y/o providencias, diligenciando los campos de los formularios electrónicos dispuesto por cada categoría.

EL SISTEMA está organizado en ocho (8) trámites o categorías diferentes: Obras literaria inédita, Obra literaria editada, Obras Musical, Obra Artística, Obra Audiovisual, Software, Actos y Contratos y Fonogramas. Las solicitudes de inscripción que se presenten a través de EL SISTEMA deberán cumplir con las instrucciones que en cada trámite se indica.

Los documentos probatorios que deban ser presentados como soporte de las condiciones señaladas en la respectiva solicitud de registro, tales como: copias de contratos, certificaciones, poderes, entre otros, deberán allegarse en formatos genéricos, y de común utilización; en los que se hagan visibles las respectivas firmas y sellos que debe presentar cada documento según sea el caso. Estos se presumirán auténticos de conformidad a lo establecido en los artículos 243, 244, 246 y 247 de la Ley 1564 de 2012.

SEXTO – CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: Los archivos digitales que contengan las copias de las obras, fonogramas, actos o contratos presentados mediante el Sistema de Registro en Línea, incluidos aquellos que se consideren obras o fonogramas editados, de las solicitudes inscritas en EL REGISTRO, serán guardados en los sistemas de almacenamiento físico y, cuando corresponda, digital, con los que cuente EL ADMINISTRADOR o que haya contratado con un tercero, bajo los parámetros de seguridad aplicables al caso .En todo caso, EL ADMINISTRADOR no se responsabiliza por la custodia de dichos documentos en caso de que, por fuerza mayor o caso fortuito que conlleve a la destrucción física de los documentos o pérdida de información por falla imprevista en el centro de datos.

EL USUARIO es responsable de custodiar los archivos digitales que haya utilizado para presentar su solicitud de registro a través de EL SISTEMA.

Los archivos que EL USUARIO cargue a EL SISTEMA y el formulario diligenciado de la solicitud de registro no quedarán alojados en la bandeja de entrada de la cuenta de EL USUARIO por lo que no podrá consultarlos posteriormente desde su cuenta.

PARÁGRAFO: En los casos en que la solicitud de registro haya sido devuelta o negada, EL ADMINISTRADOR dejará constancia de las actuaciones administrativas, que dieron lugar a la devolución o la negación, es decir, dejará constancia del formulario de inscripción, sus anexos, la devolución o negación y la notificación de dicho acto administrativo, por el tiempo dispuesto para esto.

Si la solicitud se presentó con posterioridad al año 2019, tal documentación, permanecerá un (1) año en Archivo de Gestión y cuatro (4) años en Archivo Central; si la solicitud se presentó con anterioridad al 2019, tal documentación, permanecerá un año (1) en Archivo de Gestión y tres (3) años en Archivo Central. Transcurrido los términos en el Archivo Central, tales documentos serán eliminados, atendiendo a lo dispuesto en el artículo 22 del Acuerdo 04 del 2019 expedido por el Archivo General de la Nación (AGN) y el articulo 2.8.2.2.5 del Decreto 1080 de 2015.

SÉPTIMO – PRESUNCIÓN DE BUENA FE Y RESPONSABILIDAD DE EL USUARIO: Partiendo del deber constitucional de presumir la buena fe de los administrados, EL ADMINISTRADOR presumirá la veracidad e integridad de la información que EL USUARIO ingrese y/o suministre en las solicitudes de inscripción de las obras, fonogramas, actos y contratos.

La responsabilidad civil, penal o de cualquier otro tipo, por el envío de la información recaerá exclusivamente en EL USUARIO que la suministra, quien por el solo hecho de realizar la solicitud garantiza a EL ADMINISTRADOR que dicha información es veraz.

Así mismo, EL USUARIO declara y garantiza que los archivos, documentos o elementos enviados no son una amenaza para la seguridad e integridad de EL SISTEMA ni para los dispositivos electrónicos de EL ADMINISTRADOR. En el caso, de que EL SISTEMA o los dispositivos electrónicos de EL ADMINISTRADOR se vean afectados por los archivos, documentos o elementos enviados por EL USUARIO, será este quien asuma la responsabilidad civil y penal por el daño causado y deberá repararlo.

EL USUARIO que haciendo uso de EL SISTEMA, inscriba en EL REGISTRO con nombre de persona distinta del autor verdadero, o con título cambiado o suprimido, o con el texto alterado, deformado, modificado o mutilado, o mencionando falsamente el nombre del editor o productor de una obra de carácter literario, artístico o científico, audiovisual o fonograma, programa de ordenador o soporte lógico estará sujeto a las penas establecidas en el artículo 270 numeral 2 de la Ley 599 del 2000, Código Penal.

OCTAVO – TRÁMITE DE INSCRIPCIÓN: De conformidad con los artículos 190 y siguientes de la Ley 23 de 1982, 2.6.1.1.20.del Decreto 1066 de 2015, 5 de la Ley 44 de 1993 y 23 de la Ley 1579 de 2012, EL ADMINISTRADOR asignará el Libro, tomo y partida y fecha de inscripción de las obras, fonogramas, actos y contratos, en los cuales se hubiera diligenciado los campos obligatorios de los formularios de inscripción, se hubiese anexado copia de la obra, fonograma, acto o contrato y demás documentos anexos en sendos archivos digitales, cumpliendo con los requisitos exigidos por la ley. Acorde con esto, EL ADMINISTRADOR en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1579 de 2012 en el literal d) del artículo 3, y en el inciso primero del artículo 16 , procederá a realizar la calificación formal y de fondo para constatar que las solicitudes reúnen las exigencias de ley para acceder a la inscripción en EL REGISTRO.

Como quiera que el derecho de autor protege las obras artísticas o literarias cualquiera que sea su género o forma de expresión, sin importar el mérito literario o artístico ni el destino de estas (artículo 1 de la Decisión Andina 351 de 1993), EL ADMINISTRADOR no verificará ni el mérito, ni la destinación de las obras o fonogramas que se sometan a inscripción. Por tanto, será responsabilidad de EL USUARIO garantizar que lo que presenta para registro constituya una obra, fonograma o contrato, en los términos de la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 de 1993 y el Decreto 1066 de 2015.

PARÁGRAFO PRIMERO: EL ADMINISTRADOR verificará que la solicitud cumple con los requisitos formales y de fondo contemplados en la Decisión Andina 351 de 1993, la Ley 23 de 1982, el Decreto 460 de 1995 compilado en el Decreto 1066 de 2015 y demás normas que les complementen o modifiquen.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Conforme al parágrafo 1 del artículo 20 de la Ley 1579 de 2012, la inscripción en EL REGISTRO no convalida los actos o negocios jurídicos inscritos que sean nulos conforme a la ley. Sin embargo, los asientos registrales en que consten esos actos o negocios jurídicos solamente podrán ser anulados por decisión judicial debidamente ejecutoriada.

NOVENO – FIRMA DE LOS DOCUMENTOS: EL ADMINISTRADOR al implementar el uso de la firma mecánica para la expedición del certificado de registro, autoriza al Jefe de la Oficina de Registro o a quien haga sus veces, para que, bajo su responsabilidad, utilice un facsímile de su firma acompañada de su nombre en las certificaciones de registro. Esto no obsta para que EL ADMINISTRADOR pueda, a través de EL SISTEMA, firmar digitalmente las inscripciones y sus correspondientes certificados, así como las devoluciones y los rechazos a las solicitudes de inscripción. Para tal efecto, podrá contratar con las entidades de certificación debidamente autorizadas por el Organismo de Acreditación de Colombia o quien haga sus veces que presten los servicios señalados en el artículo 30 de la Ley 527 de 1999.

DÉCIMO – NOTIFICACIONES: Los actos administrativos, producto de una solicitud de inscripción de obras, fonogramas, actos o contratos, serán notificados a través de medios electrónicos, específicamente al correo electrónico que el solicitante haya consignado en EL SISTEMA al momento de la creación de su cuenta, de acuerdo con lo consagrado en la Ley 527 de 1999, los artículos 56 y 57 de la Ley 1437 de 2011 y los artículos 6 y 19 de la Ley 962 de 2005.

En consecuencia, al aceptar estos términos y condiciones de uso de EL SISTEMA, El USUARIO autoriza a EL ADMINISTRADOR para notificarlo de manera electrónica, al correo electrónico registrado en EL SISTEMA, de las respuesta o comunicaciones relacionadas con sus solicitudes de inscripción presentadas a través de EL SISTEMA.

DÉCIMO PRIMERO – PUBLICIDAD DE LOS DATOS DEL USUARIO: De conformidad con el artículo 2.6.1.1.5. del Decreto 1066 de 2015, los artículos 243 y 257 de la Ley 1564 de 2012 y el literal f) del artículo 3 de la Ley 1266 de 2008, los datos suministrados por los ciudadanos al momento de realizar sus solicitudes de inscripción en EL REGISTRO, así como los inscritos en EL REGISTRO son de carácter público y por lo tanto pueden ser consultados o examinados por cualquier ciudadano a través del derecho de petición.

DÉCIMO SEGUNDO – FALLAS EN EL SISTEMA: EL USUSARIO acepta que EL ADMINISTRADOR no será responsable de las fallas técnicas que eventualmente pudieran presentarse en EL SISTEMA que impidan que la solicitud de inscripción no pueda ser cargada de manera efectiva. En este caso EL ADMINISTRADOR comunicará a EL USUARIO la falla, aceptando EL USUARIO presentar nuevamente su solicitud de inscripción.

DÉCIMO TERCERO - CASILLA DE OBSERVACIONES: La casilla de observaciones del formulario de inscripción, se podrá habilitar para que EL USUARIO haga: i. aclaraciones de carácter netamente jurídico relacionadas con los actos y contratos que adjunte con la solicitud de registro; ii. precisiones respecto a la titularidad de derechos patrimoniales sobre la obra o fonograma que se pretende inscribir, siempre y cuando anexe un contrato de transferencia de derechos patrimoniales y iii. declare si la obra fue hecha por inteligencia artificial, cómo uso la inteligencia artificial y explique lo que pretende que se registre. En el caso de que EL USUARIO consigne información diferente a la señalada, al aceptar estos términos y condiciones, autoriza a EL ADMINISTRADOR para eliminar dicha información en caso de que la solicitud cumpla con los requisitos para su inscripción en EL REGISTRO.

El USUARIO acepta que EL ADMINISTRADOR deshabilite esta casilla sin previo aviso.

DÉCIMO CUARTO - ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DE EL SISTEMA: El USUARIO acepta los términos y condiciones de uso de EL SISTEMA con el hecho de crear una cuenta y acceder a este, por lo que garantiza que conoce estos términos y condiciones. EL USUARIO acepta que EL ADMINISTRADOR los actualice o modifique sin previo aviso.

DÉCIMO QUINTO: La presente Resolución surtirá efectos a partir de su publicación.